Recomendaciones para manejar correctamente el departamento de compras

 

 

Quien  compra bien vende bien, reza un viejo principio comercial.  La forma como se compra, el precio, las condiciones, la cantidad, la calidad de los productos, las negociaciones con los proveedores, la garantía y el servicio postventa son algunos de los elementos que debe manejar un gerente de compras y que determinan el éxito o el fracaso de la empresa.

El objetivo primordial del gerente de compras es mejorar la rentabilidad de la empresa a través de las negociaciones con los proveedores.  Los departamentos de compras, mercadeo y ventas son los responsables de las utilidades de cualquier empresa dedicada a la producción o comercialización de productos y servicios.

Obtener un buen producto para satisfacer una necesidad puede ser la definición más simple de la función de compras.

Un gerente de compras es un empleado clave de la empresa.  Recibir requisiciones de materiales de los distintos departamentos, solicitar cotizaciones a los proveedores, emitir órdenes de compras y ajustarse a un presupuesto, son algunas de las funciones a la que se enfrenta el departamento diariamente.

Una compra eficiente se resume en adquirir productos o servicios en la cantidad, calidad, precio, rapidez y proveedor adecuado, buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor desee seguir realizando negocios con la empresa.

Las principales características del encargado de compras están: la racionalidad, la experiencia, capacidad de análisis, actitud y deseo de contribuir con los diferentes departamentos de la empresa.

Las principales funciones del gerente de compras tenemos: negociar descuentos y condiciones de pagos, asistir a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de productos, recibir muestras y cotizaciones, análisis y aceptación de nueva lista de precios, visitar la competencia, analizar nuevos productos, atender a los proveedores, determinar la cantidad de compra, conocer la rentabilidad de los productos adquiridos y estar informado de los nuevos productos que se lancen al mercado.

Para seleccionar un proveedor es importante tomar en cuenta: la seriedad, que sea reconocido, que inspire confianza, capacidad de producción, puntualidad en la entrega, condiciones (descuentos, forma de pago, despacho, devoluciones y reclamos), precio, servicio post-venta y su ubicación geográfica.

La eficiencia del departamento de compras debe medirse al comparar los resultados contra sus objetivos o presupuesto. Para lograr buenos resultados, se debe contar con personal idóneo y profesional que entienda que para lograr los objetivos se requiere tenerlo claramente identificado y trabajar conscientemente para alcanzarlos.

La administración del inventario es fundamental en el buen manejo de las compras. Se debe planificar la rotación del producto, llevar un control, determinar los ciclos de pedidos y revisar las existencias continuamente.

 

Quien  compra bien vende bien, reza un viejo principio comercial. 

 

Un comprador eficiente debe tener espíritu de investigación, conocer la competencia, estar enterado de las novedades y tendencias del mercado, inspirar respeto y confianza ante sus colegas y generar utilidades para la empresa.

Una adecuada preparación significa tener muy claro los objetivos que se pretende lograr, contar con la información necesaria para poder tomar  las decisiones que se derivan de la negociación, conocer las políticas y las condiciones son fundamentales en las compras.

La falta de preparación, la falta de cooperación, exceso de análisis y temor a correr riesgos son algunos de los errores más comunes de los gerentes de compras.

La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandada, permite ahorrar costos y obtener mejores beneficios en la institución.

Se debe tener muy pendiente el costo financiero que tiene el inventario, lo recomendable es comprar acorde a las necesidades.  Un mal manejo de los inventarios  resta liquidez a la empresa y evita el aprovechamiento de  otras oportunidades de negocios.

Tenga cuidado con el inventario muerto o de poco movimiento en la empresa.  También haga las compras  en fechas que le permita pagar sin mucha presión  al suplidor.

 

Por Eladio Frías

El autor es Asesor de Negocios de la firma de consultoría y capacitación empresarial Repsap International, SRL.  809-583-7254 y 809-753-1970. www.repsapinternational.com

 

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